Privatlivspolitik

Fortegnelse over behandling af
personoplysninger i DcH Han Herred

25. maj 2018

Fortegnelsen er til opfyldelse af den dokumentationspligt, der påhviler foreningen i medfør af persondataforordningen.

Fortegnelse over behandlingsaktiviteter i:

DcH Han Herred, Tingskovvej 24A, 9460 Brovst, CVR: 34773807

1
HVEM HAR ANSVARET FOR DATABESKYTTELSE I FORENINGEN?

  • Følgende bestyrelsesmedlemmer:
    Formand Allan Steffensen
    tlf. 2521 2140
    aksteff@nordfiber.dk

 

  • Næstformand Karen Pedersen
    tlf. 22622722
    karenpedersen48@gmail.com

 

  • Kasserer Inger Brander Larsen
    tlf. 2095 4326
    kasserer@dch-hanherred.dk

2
HVAD ER FORMÅLENE MED BEHANDLINGEN?

  1. ) Varetage medlemsforhold og frivilliges forhold, herunder aktivitetsudøvelse, kommunikation,
    medlemsmøder, generalforsamlinger og kontingentopkrævning.
  2. ) Administration af foreningens eksterne relationer, herunder indberetning til kommunen efter
    folkeoplysningsloven samt indberetning ved konkurrencer og aktiviteter.
  3. ) Indhentelse af børneattester
  4. ) Hensyntagen til skader og helbredsforhold
  5. ) Udbetaling af løn, godtgørelser og skatteindberetning
    Han Herred

3
HVILKE PERSONOPLYSNINGER BEHANDLER VI?

Almindelige personoplysninger:

  1. ) Navn
  2. ) Adresse
  3. ) Indmeldelsesdato
  4. ) Telefonnummer
  5. ) Fødselsdato
  6. ) E-mailadresse

Oplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:

  1. ) CPR-nummer
  2. ) Oplysninger om strafbare forhold ved indhentelse af børneattest

4
HVEM BEHANDLER VI OPLYSNINGER OM?

  1. ) Medlemmer
  2. ) Frivillige

5
VIDEREGIVELSE AF OPLYSNINGER

  1. ) Almindelige personoplysninger om medlemmer videregives til Landsforeningen og Kreds 1
    i DcH i forbindelse indberetning af medlemmer og deltagelse i konkurrencer.
  2. ) Ved indhentelse af børneattester videregives CPR-nummer til politiet.

6
HVORNÅR SLETTER VI PERSONOPLYSNINGER I FORENINGEN?

  1. ) Vi opbevarer almindelige personoplysninger på medlemmer i op til 3 år efter dit
    medlemskab er ophørt. Almindelige personoplysninger om frivillige opbevares ligeledes i
    op til 3 år.
  2. ) Oplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse, sletter vi i udgangspunktet straks
    efter, at behandlingsformålet er opfyldt.
  3. ) CPR-nummer indeholdt i bogføringsmateriale gemmes i 5 år fra regnskabsårets udløb.
  4. ) Børneattestoplysninger opbevares, så længe personen er aktiv i bestyrelsen eller som træner
    i klubben.

 

7
HVORDAN OPBEVARER VI PERSONOPLYSNINGER I FORENINGEN?

Vi opbevarer personoplysninger i foreningen på bestyrelsens hjemmecomputer, som er beskyttet af
password, som kun bestyrelsesmedlemmet selv kender til. Almindelige oplysninger til medlemsliste
og opkrævning af kontingent opbevares også på en passwordbeskyttet del af foreningens hjemmecomputer.
Fysiske dokumenter opbevares i aflåst skab.
Trænere, frivillige og tillidspersoner kun har adgang til de oplysninger der er nødvendige for deres
virke i foreningen.

8
HVAD SKAL VI GØRE, HVIS DER SKER ET BRUD PÅ PERSONDATASIKKERHEDEN?

Hvis alle eller nogle af de registrerede oplysninger bliver stjålet, hacket eller på anden måde kompromitteret,
kontakter vi vores hovedorganisation og drøfter eventuel anmeldelse til politiet og til
Datatilsynet.
Vi dokumenterer alle brud efter bedste evne.

9
HVAD KAN VORES IT-SYSTEM, OG HAR VI TÆNKT DATABESKYTTELSE IND I VORES
IT-SYSTEMER?

Vores IT-system kan følgende:

  1. ) Password-beskyttet adgang til medlemsliste på hjemmecomputer.
  2. ) Hjemmesiden har ikke en automatisk slettefunktion, så vi gennemgår oplysningerne manuelt.